Cómo utilizar Turnos en Microsoft Teams para mejorar la colaboración
Regresar a nuestro lugar de trabajo significa tomar medidas proactivas para gestionar el distanciamiento social y reducir el contacto físico en las instalaciones de trabajo. Cambiar los espacios internos y el acceso a las áreas comunes estando presente todo el equipo es un gran desafío para muchos. Entonces, ¿cómo organizar el trabajo en tu compañía de forma eficiente cumpliendo con el distanciamiento social en el lugar de trabajo? La respuesta es Turnos en Microsoft Teams.
¿Qué es Turnos?
Turnos combina la necesidad administrativa de crear y compartir horarios con el equipo, con la posibilidad de que los empleados puedan gestionar el horario.
La funcionalidad de Turnos utiliza un sistema basado en horarios o rotaciones para garantizar que las personas que necesitan estar en la oficina puedan trabajar de forma segura y para permitir que los equipos y grupos de trabajo reserven tiempo en un espacio compartido para realizar su trabajo.
Las funcionalidades de Turnos en Microsoft Teams
Programación de la semana – De las opciones que ofrece, es programar tu semana (o también la de tus compañeros). Ya sea importando un horario existente desde una hoja de cálculo de Excel o creando uno desde cero, Turnos facilita la creación de una hoja de cálculo para administrar tu organización.
Crear grupos – La creación de grupos dentro de Microsoft Teams permite a los administradores realizar un seguimiento de departamentos específicos y enviar mensajes, notificaciones y actualizaciones a equipos específicos de su organización.
Asignar horas – si tu equipo trabaja con turnos diferentes puedes asignar el tiempo a dedicar a cada tarea de forma muy sencilla, esto permite que cada empleado haga su día más productivo. Una vez programado los empleados pueden mezclar y minimizar el contacto con los demás.
Seguimiento del tiempo – Todos los miembros de un equipo pueden descargar la aplicación Teams y acceder de inmediato a su horario, comunicarse con su departamento Indicar el tiempo dedicado, directamente desde su puesto de trabajo.
Guardar y compartir – Una vez que hayas definido los detalles del programa de tu equipo, compártalos con toda la organización con solo presionar un botón. Cualquier horario de Turnos se puede exportar, guardar y copiar directamente en Excel.
¿Cómo crear una programación en turnos?
Primero, abre la aplicación Turnos a la izquierda de Microsoft Teams, la encontrarás junto con las demás aplicaciones, selecciona el equipo para el que quieres programar los turnos, y elige crear. Luego elija la zona horaria de tu organización y agrega personas a la programación. Cuando hayas configurado los turnos, elije la opción “Compartir con equipo”. Es el último paso de toda la configuración.
En resumen
El objetivo de Turnos es hacer que la vida de los empleados sea más fácil, aprovechando la mejora en los procesos y flujos de trabajo. No hay duda de que con Turnos los usuarios y administradores pueden aportar más automatización y mejorar la colaboración en los equipos. Una vez programado, puede reducir el tiempo que dedicas a solucionar problemas y asegurarte de que los empleados estén donde deben estar en el momento adecuado.