Digitalización – un paso a la mejora gestión empresarial
La conversión de documentos en formato físico a documentos digitales puede parecer un proceso básico en el funcionamiento de una empresa. Indudablemente, mejoran el trabajo, reducen los costos de hacer negocios y también contribuyen a una implementación más rápida del proyecto. A la pregunta de por qué la digitalización es crucial en su empresa, respondemos a continuación.
¿Qué es la digitalización de documentos?
La digitalización implica la conversión de información analógica a formato digital utilizando dispositivos electrónicos apropiados. ¿Cómo se hace esto? Consiste en escanear documentos en papel y colocarlos en el lugar apropiado del disco.
La digitalización empresarial crea un entorno empresarial más digital. A menudo, muchas personas tratan erróneamente esto como «sin papel», pero puede significar mucho más. No solo afecta el estilo de trabajo, pero nos da la opción de realizar tareas de forma remota o hacer cambios significativos a los documentos.
Digitalización – uso práctico
Hay muchos motivos que hacen que la digitalización sea importante para tu empresa. Te los mencionamos:
- Seguridad
Los archivos digitales son mucho menos propensos a sufrir daños. Los datos almacenados en el disco de un ordenador o mejor en la nube, permanecerán allí independientemente de si se produce un accidente. Además, no serán la dirección de los ataques de piratas informáticos.
La información en forma texto se puede leer en un ordenador, portátil o teléfono. No tiene que convertirse a formato físico, lo que reduce significativamente su tiempo de entrega. Así tecleando una o varias palabras en tu ordenador puedes encontrar lo que necesitas de una forma rápida.
- Acceso desde cualquier lugar y dispositivo
En este caso, solo se necesita acceder al hardware apropiado: un ordenador o un smartphone para usar archivos digitales. La digitalización significa que no tenemos que volver a la oficina en busca de documentos olvidados y sobre todo, nos da la oportunidad de teletrabajar.
¿Por dónde empezar?
Hay dos formas de implementar la digitalización en una empresa. La primera ruta es la digitalización de documentos realizados por tu cuenta. Necesitas los dispositivos correctos (escaneo a una ubicación seleccionada, por ejemplo, un disco compartido) y software de administración de impresión como OKI Sendys Explorer. La segunda forma es utilizar los servicios de empresas profesionales. Es una solución mucho mejor porque recibimos ayuda y soporte de los profesionales. Además de digitalizar documentos en papel, puede ayudar con transformación digital a la nube y hacer una copia de seguridad adicional.
La digitalización de documentos será el primer paso para que tu negocio funcione más rápido y de manera más eficiente. Hoy en día, cuando trabajamos con tecnología avanzada, debemos utilizar sus recursos. Imprimir documentos y colocarlos en grandes carpetas se está volviendo menos común y menos seguro cuando se trata de protección de datos. Por lo tanto, no permitas que las tareas diarias, que la tecnología puede facilitar, afecten la calidad de los servicios de tu empresa.