Microsoft Teams: cómo organizar un evento masivo 

Muchos de nosotros hemos tenido la oportunidad de organizar un evento con dos o más personas. Pero ¿qué sucede si deseas organizar una reunión o una presentación de Teams para un grupo más grande, por ejemplo, toda tu organización? Te lo explicaremos paso a paso. 

Diferencias entre una reunión y un evento masivo

Actualmente, el límite para una reunión estándar es de 250 asistentes. Si necesita organizar una reunión o una presentación para una audiencia más amplia, puede crear un evento en vivo mediante Teams (trataremos este tema en una futura publicación de blog o un manual descargable). Un evento en vivo de Teams puede alcanzar los 10.000 asistentes. Teams cuenta con configuraciones que harán que el manejo de un gran grupo de asistentes sea un poco más manejable. 

Roles en los eventos online

Actualmente, Microsoft Teams distingue entre tres roles: productor, moderador y participante. 

Cuando creas una reunión de Teams, se te asigna automáticamente el rol de organizador y todos los demás son moderadores y pueden compartir contenido durante la reunión, admitir personas de estén esperando entrar e iniciar o detener grabaciones. Es decir, los moderadores tienen los mismos derechos que un organizador, por lo que obviamente es bueno limitar el número de usuarios que controlan estos permisos cuando muchos participantes se unen a la misma reunión (la necesidad de restringir los permisos es mucho menos evidente en las reuniones pequeñas). 

Eventos masivos – paso a paso

Abre tu calendario en Microsoft Teams y haz clic en “Evento en directo”. Rellena el formulario y, si quieres, puedes usar la opción de invitar a personas a su grupo de eventos (como organizadores o moderadores). 

Una vez creada la reunión, puedes asignar a personas el rol de presentador (y convertir a todos los demás en asistentes con permisos limitados). Para hacer esto, selecciona la reunión en la aplicación de calendario de Teams y haz clic en ‘Opciones de reunión’. Esto abrirá una ventana donde puedes definir quién puede presentar contenido durante la reunión. De forma predeterminada, se establece en ‘todos’, pero se puede cambiar a ‘Personas en mi organización’, ‘Personas específicas’ o ‘Sólo yo’. 

En el siguiente paso, en Permisos de evento en directo, hay tres opciones a elegir: 

  • Personas y grupos (hay que especificar qué personas). 
  • Toda la organización (sólo personas de tu empresa, hay que iniciar sesión). 
  • Público (el evento estará abierto para todos, también fuera de tu organización. No hace falta iniciar sesión).

En esta sección también puedes decidir cómo se producirá tu evento en directo incluso grabación que luego puedes enviar a los asistentes, subtítulos disponibles durante el evento, preguntas y respuestas, así como un listado de asistentes.

Después de completar toda la información, haz clic en el botón «Programar». De esta forma, las personas que previamente seleccionaste como presentadores o moderadores recibirán información con una invitación para participar en el evento accediendo desde el correo electrónico. Además, tendrás disponible un enlace para invitar participantes a conectarse al evento.

Durante un evento, puedes ver quiénes son los presentadores y quiénes son los asistentes. Las personas a las que se les ha asignado el rol de «presentadores» también pueden silenciar a los participantes, convertirlos en presentadores o eliminarlos de la reunión.  

En el contexto de pandemia actual, los eventos masivos online son una verdadera ayuda a la hora de organizar conferencias, reuniones de negocios o webinars. Esperamos que este repaso sobre cómo organizar eventos con la ayuda de equipos de Microsoft ayude a vuestra organización. Si tienes alguna pregunta, ponte en contacto con nuestros expertos de Ozein Cloud Services, que las resolverán rápidamente.