Qué es la gestión documental y para qué sirve en las empresas
Tal y como indica su propio nombre, la gestión documental, también conocida como mantenimiento de registros, es el proceso de organizar y asegurar la documentación de una organización. En el caso de las empresas, este proceso debe realizarse durante toda la vida de la empresa, de manera que los registros almacenados puedan reflejar su historia.
Hay muchas herramientas que permiten guardar documentos de manera eficiente y eficaz. Una de las más conocidas en el mercado es SharePoint, de Microsoft.
Gestión documental con SharePoint
Microsoft Office 365 proporciona varias soluciones de software, entre ellas: SharePoint, Microsoft Dynamics y OneDrive para la gestión de documentos. Cualquiera de estas puede ser utilizada dependiendo de las necesidades de cada organización. Son sistemas que ayudan a almacenar, colaborar y compartir documentos en diferentes plataformas.
La administración de documentos con SharePoint permite a los usuarios administrar distintos tipos de documentos comunes, como Word, Excel, PowerPoint o OneNote, y posibilita la creación de carpetas para guardar y administrar esos documentos en aplicaciones de participación con clientes (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing y Dynamics 365 Project Service Automation), que se almacenan sin problemas en SharePoint.
Por qué tu empresa debería comenzar a utilizar un sistema de gestión documental
Un sistema de gestión de documento, es una aplicación que ayuda a las empresas a organizar, asegurar, etiquetar y completar tareas a partir de archivos comerciales. También es una excelente solución para ayudar a administrar y almacenar documentos digitales. La incorporación de esta solución de software en tus operaciones puede promover múltiples beneficios. A continuación, enumeramos cuatro razones por las que tu empresa debería gestionar los documentos con SharePoint:
- Seguridad y protección – A diferencia de los documentos en papel y los documentos digitales que simplemente se colocan en carpetas básicas, la documentación que maneja un sistema de gestión de documentos tiene mucha más seguridad.
- Almacenamiento – Tener todos tus documentos en un solo dispositivo ahorra una gran cantidad de espacio físico. Olvídate de llenar salas con la acumulación de documentos y utiliza únicamente un dispositivo electrónico para poder acceder a generaciones de información.
- Regulaciones y conveniencia – Tener un sistema de gestión de documentos hace que sea más fácil seguir estas reglas. Estos sistemas brindan la posibilidad de crear ajustes preestablecidos, configurar horarios, automatizar ciertos procesos y seguir plantillas.
- Ahorro de tiempo – Puede llevar mucho tiempo encontrar un documento que no esté bien organizado, y más aún, si se extravía accidentalmente. Con SharePoint, la documentación está organizada de manera que resulta muy fácil encontrar el archivo exacto que está buscando.
En resumen
Puede llevar mucho tiempo encontrar un documento que no esté bien organizado, y más aún si se extravía accidentalmente. Con toda la información y los hechos proporcionados, se hace evidente que la gestión de documentos mediante SharePoint es el mejor sistema de gestión de documentos disponible. SharePoint se puede implementar con éxito en todo tipo de empresas, ya sean pequeñas, medianas o grandes.