Trucos para acelerar tu trabajo en Outlook
Todos los días utilizamos un cierto conjunto de herramientas, revisamos nuestros correos electrónicos, organizamos tareas, configuramos recordatorios. Outlook te permite enviar y recibir mensajes, administrar el calendario, almacenar los nombres y números de teléfono de los contactos y realizar un seguimiento de las tareas.
A continuación te presentamos consejos y trucos de Microsoft Outlook que te ayudarán a ahorrar tiempo y organizar mejor tu trabajo.
Añadir archivo
Outlook puede evitar que se envíe un correo electrónico sin un archivo adjunto. Si redactas un nuevo mensaje de correo electrónico y utilizas las palabras «archivo adjunto» o «adjunto» y luego intentas enviar el mensaje sin agregar el archivo adjunto, Outlook te recordará que adjunte el archivo. Puedes detener el proceso de envío, adjuntar un archivo y luego enviar el mensaje.
Todo el día planeado
Si recibes la confirmación de las reservas de vuelo, habitación de hotel o alquiler de automóviles por correo electrónico, Outlook las agregará automáticamente a tu calendario. Además adjunta mucha información asociada, como números de confirmación y seguimiento, e incluso enlaces. Desafortunadamente, Outlook aún no puede calcular los tiempos de viaje al aeropuerto, así que verifica el tráfico antes de salir de casa.
@menciones
¿Alguna vez has enviado un correo electrónico a tus compañeros de trabajo, pero solo necesitabas respuestas de dos de ellos? Hasta ahora, sus nombres y apellidos probablemente se han distinguido utilizando efectos de texto como negrita o subrayado. Ahora tienes una opción más.
Añade el signo @ delante del nombre y apellido, con ello conseguirás:
- El nombre de la persona se agregará automáticamente a la línea «Para» del correo electrónico.
- El nombre y el apellido de la persona se resaltarán en el cuerpo del mensaje.
- Cuando un mensaje llega a la bandeja de entrada de la persona, verá el símbolo @ en la lista de mensajes. Esto significa que fueron mencionados por su nombre y apellido.
Limpia la carpeta
¿Tienes múltiples hilos con docenas o incluso cientos de mensajes en tu bandeja de entrada? Probablemente una proporción significativa de estos mensajes son casi duplicados. Fueron leídos y escritos de nuevo, pero nunca fueron eliminados.
Con el botón “Limpiar”, puedes eliminar todos estos mensajes y dejar solo mensajes que no se hayan leído o que contengan información única. Intenta hacerlo ahora y comprueba por ti mismo cómo se limpia tu bandeja de entrada.
Estos trucos son solo algunas de las muchas funciones de Outlook. Cabe mencionar que cada día Microsoft introduce nuevas mejoras para aumentar nuestra productividad. Además, el conocimiento adecuado de las funciones de los programas de Office 365 nos permite administrar mejor nuestro tiempo no solo en el trabajo, sino también en la vida privada.