¿Cómo usar las salas de reuniones en Microsoft Teams?
Una de las novedades más esperadas de Microsoft Teams finalmente está aquí, por fin llegan las salas de reuniones. Son una forma de separar a los participantes de una reunión en mini reuniones, ya sea al azar u organizándolas tú mismo. Son especialmente útiles en clases en línea o eventos corporativos. Veamos paso a paso cómo usar las salas de reuniones.
Crea una sala para grupos pequeños
Para crear salas, debes usar la aplicación de escritorio de Teams; esta característica no funciona en la aplicación móvil ni en la versión web. Afortunadamente, los usuarios de aplicaciones móviles y aquellos que usan la versión web de Teams podrán unirse a las salas de grupos ya creadas. Sólo el organizador de la reunión puede crear salas y debe estar presente en todo momento para mantener activas las salas creadas.
Elija cuántas salas deseas crear (máximo 50) y decida si quieres que los participantes se asignen al azar y se distribuyan uniformemente en las salas, o si quieres organizar las salas manualmente.
Por el momento, las salas de grupo sólo se pueden crear durante las reuniones programadas y no se pueden utilizar durante las reuniones de un canal. Podrás asignar a los participantes de la reunión a las salas para grupos que hayas creado una vez iniciada la reunión.
Cambia el nombre de las salas
De forma predeterminada, las nuevas salas se llaman Sala 1, Sala2, etc. Puedes cambiarles el nombre haciendo clic en el menú de puntos suspensivos a la derecha del nombre de la sala, donde encontrará la opción: «Cambiar nombre de sala».
Abre tus salas
Después de crear las salas para grupos pequeños y dividir a los participantes de la reunión, haga clic en el botón “Iniciar salas” para ejecutar todas las salas a la vez. También puedes abrirlos individualmente haciendo clic en los puntos suspensivos de la sala y seleccionando “Abrir sala”.
Asigna o cambia participantes entre salas de reuniones
Para mover participantes entre salas, expanda el nombre de la sala en el panel de la sala para grupos pequeños, haz clic en la casilla de verificación junto al nombre y luego otro clic en el botón “Asignar”. Selecciona la sala a la que deseas moverlos y habrás finalizado el proceso.
Envía un anuncio a todas las salas
El organizador de la reunión puede enviar anuncios a través del chat de la reunión a todas las salas, asegurándose de que todos los participantes de todas las salas estén informados sobre la reunión.
Para crear un anuncio, haz clic en el icono de tres puntos y selecciona: “Crear anuncio”. En la ventana emergente, escribe tu anuncio y luego presiona “Enviar”. El mensaje se etiquetará como ‘importante’ en la sala de chat en todas las salas de reuniones, por lo que cada asistente podrá verlo. Para llamar la atención del organizador, los asistentes pueden usar @ seguido del nombre del administrador para crear una mención del organizador.
Únete a la sala
Como organizador no puedes estar en todas las salas al mismo tiempo; sin embargo, si es necesario, puedes saltar libremente entre las salas para grupos pequeños. Para ingresar a una sala, haz clic en los puntos suspensivos de la sala y seleccione: “Unirse a la sala”. Las personas que se alojen en una habitación determinada no recibirán ninguna notificación sobre su incorporación a la habitación.
Cierra las salas creadas
El organizar decide cuándo cerrar todas las salas, y para eso utilizará la opción: “Cerrar salas”. Esto devolverá a todos los participantes al canal de reunión principal. También puedes cerrar habitaciones individualmente haciendo clic en el icono de tres puntos al lado del nombre de la habitación y seleccionando: “Cerrar habitación”. Los participantes asignados a una sala no pueden regresar a la sala de reuniones principal por sí mismos ni cerrar la sala en la que se encuentran.
Como habrás notado, la creación de un evento con salas para grupos pequeños es muy sencillo e intuitivo. Esperamos que esto le ayude a organizar eventos con salas para grupos pequeños de una manera rápida. Si tiene alguna pregunta sobre el uso de Microsoft Teams, contáctanos para obtener más información.