Consejos para aumentar la productividad con el calendario de Outlook 

¿Cuál es el secreto para maximizar la productividad y la eficiencia? No existe una fórmula mágica, pero una forma segura de obtener rendimiento es usando algunos trucos de calendario, ya que lo mantendrán organizado y agrupado. Aprender algunos trucos simples puede ahorrarte tiempo, ayudarte a trabajar de manera más eficiente e incluso sincronizar tu vida doméstica y laboral. A continuación, te presentamos algunos consejos para trabajar con el calendario de Microsoft Outlook. 

1. Inicia Outlook en la vista calendario

Tu calendario debe ser tu punto central de enfoque para Outlook. Te permite controlar tu tiempo y te permite planificar el día, reservar tiempo para sesiones de trabajo, reuniones y otros eventos importantes. Alternativamente, puedes iniciar Outlook con tu bandeja de entrada, lo que significa que simplemente estás reaccionando con el correo electrónico. 

Haz clic en Archivo> Opciones. En la ventana del menú, elije Avanzado y busca la sección de inicio y salida de Outlook. Finalmente, haz clic en Examinar y elije el Calendario. 

2. Optimiza la configuración de la reunión de Outlook

La configuración de reunión predeterminada en Outlook no es la mejor. El recordatorio predeterminado es solo 15 minutos antes de cualquier reunión, y no contempla tiempo de descanso entre las reunionesActualiza esta configuración para que tus reuniones finalicen en los momentos adecuados y para que te notifique con suficiente antelación para prepararte. 

Haz clic en Archivo> Opciones. En la ventana del menú, elija Calendario y busca la sección Opciones de calendario. 

Marca la casilla para finalizar las citas y reuniones antes de tiempo, luego elije la hora deseada. A continuación, actualiza el recordatorio predeterminado a una hora que te convenga.  

3. Agrega una segunda zona horaria a tu calendario de Outlook

No todo el mundo trabaja en una empresa en la que se tienen en cuenta diferentes zonas horarias.  Si te encuentras en una situación similar, puedes agregar una segunda e incluso una tercera zona horaria a tu calendario. 

Para agregar otra zona horaria (hasta tres), haz clic en Archivo> Opciones. En la ventana del menú, elige Calendario y elige las zonas horarias que desees. 

Asegúrate de nombrar tu zona horaria original, así como cualquier otra adicional. Esos nombres se mostrarán en la parte superior de la columna de tu calendario. 

4. Haz uso de las categorías de reuniones

Outlook te ofrece la posibilidad de clasificar sus mensajes, citas y reuniones. Hacer esto para citas y reuniones, es realmente eficaz, ya que te permite separar visualmente tu calendario por categorías. 

Selecciona una cita o reunión y abre la pestaña Ocurrencia de reunión en el menú. 

Haz clic en ”Categorizar y luego en Todas las categorías para abrir la ventana de la categoría. En la ventana del menú puedes crear nuevas categorías, cambiar el nombre de las existentes y eliminar las que ya no son relevantes. 

5. Agrega tu lista de tareas diarias a la vista de calendario

Mucha gente usa Tareas dentro de Outlook. Las tareas ayudan a los usuarios a realizar un seguimiento de cosas como correos electrónicos de seguimiento o actividades que debemos cumplir a tiempo. 

Para ahorrar tiempo, simplemente agrega la Lista de tareas diarias al final de tu Calendario y obtenga lo mejor de ambas herramientas. En el menú, haz clic en la pestaña Ver”, haz clic en el botón Lista de tareas diarias y luego elije Normal. 

En resumen

Esperamos que estos trucos de calendario te resulten útiles en tu trabajo diario con Microsoft Outlook. Quizás ya estás usando otros que te ayudan a ser más productivo. Escríbenos en comentarios.