Intranet de SharePoint, la mejor opción para las empresas

El interés de las empresas en la Intranet de SharePoint no para de aumentar a medida que el COVID-19 cambia el presente y la perspectiva del futuro en el entorno laboral. Por supuesto, cada organización es distinta y esto implica que sus necesidades y su idea de lo que debe ofrecer cada Intranet es diferente. Pero ¿para qué sirve y cuáles son sus ventajas? 

Intranet en la empresa – Funciones

La introducción de una Intranet empresarial simplifica la gestión de la comunicación y la información a un sistema accesible para todos los empleados, por supuesto, con el control y restricción de permisos adecuados. De esta forma, el sistema de subida de recursos y la disponibilidad de los mismos queda estrictamente definido y estructurado para todos. Así, se minimiza el riesgo de pérdida de información o la falta de acceso a los datos que necesita cada trabajador o equipo. 

También es una forma efectiva de trasladar al resto de la organización las decisiones tomadas por la gerencia. SharePoint permite que cada grupo de datos o archivos esté a disposición de aquellos que los necesiten. También puede aprovechar esta plataforma para subir recursos de formación, cursos, capacitación y reuniones a la plataforma. Además, es un repositorio para recopilar documentación, por ejemplo: normativas, plantillas, contratos, etc. y descargar formularios como solicitudes de vacaciones, encuestas de satisfacción, etc. 

Es importante destacar que los empleados pueden acceder a los datos a los que se les haya habilitado mediante el sistema de permisos cuando no se encuentren en la oficina o sede de la empresa. Así, la Intranet facilita el funcionamiento de la empresa en caso de necesidad de adaptarse a sistemas de trabajo a distancia. 

Las ventajas para las empresas

Al hablar de los beneficios de utilizar una Intranet corporativa para cualquier empresa, recalcamos la importancia de la gestión de la comunicación. Instalar una Intranet corporativa es, sin duda, una forma de mejorar en gran medida la comunicación interna dentro de la empresa. Una vez configurada, se utiliza para el intercambio continuo y óptimo de datos e información entre empleados. Este paso adelante elimina uno de los mayores problemas a los que se enfrentan las empresas, la comunicación inadecuada y selectiva. Las consecuencias de una comunicación ineficiente pueden ser realmente significativas, tanto financieramente como de imagen de la propia empresa.  

Beneficios para los trabajadores

Aunque el intercambio de información es una ventaja importante, no se debe olvidar que esta herramienta también permite un acceso fácil y rápido a la base de datos de la institución o empresa. Gracias a la Intranet, todos los empleados o miembros autorizados pueden utilizar una gran cantidad de recursos. Es decir, la Intranet corporativa contribuye de forma indirecta al desarrollo de la empresa, mejora el acceso a la información pertinente de todo el equipo y ayuda a intercambiar opiniones sobre temas relacionados con la empresa. 

En general, una Intranet corporativa tiene muchos beneficios y es útil independientemente del tamaño y la naturaleza de la empresa. Por supuesto, antes de implementar la Intranet, se debe evaluar su rentabilidad y las necesidades de cada empresa para adaptar la configuración a las necesidades específicas de cada entorno corporativo.