SharePoint online
SharePoint online es una herramienta de Microsoft 365 que te permite llevar a cabo todo tu trabajo de oficina en línea y de forma colaborativa. De este modo, puedes estructurar la documentación de la empresa, gestionar los recursos y dividir las tareas estés o no estés presencialmente en una sede.
Esta herramienta de gestión ha revolucionado el mundo business, sobre todo tras la irrupción de la pandemia, que ha obligado a muchos equipos a tener que trabajar desde su casa. Esta nueva situación ha generado un cambio de paradigma en el panorama empresarial. Algo que pone sobre la mesa nuevas necesidades: ¿es necesario para que una empresa sea rentable que todos los trabajadores estén en el mismo lugar? ¿Los trabajadores son eficientes desde sus casas? ¿Cómo puedo ganar en productividad y evitar que los proyectos se resientan?
SharePoint online, un acercamiento a la herramienta
SharePoint es una herramienta que se puede usar de manera online o local. De este modo, si estás trabajando con tu ordenador tendrás todos los documentos necesarios en él. Pero si durante un tiempo debes trabajar desde casa o desde cualquier otro punto del mundo, todo lo que tienes en el dispositivo puede sincronizarse. De este modo no solo tú, sino todo el equipo con el que compartas el contenido podrá acceder a él.
SharePoint online es como una gran biblioteca donde tenemos volcados gran parte de los documentos de la empresa. Además se puede estructurar por departamentos, de manera que cada miembro del equipo acceda a las diferentes partes de la compañía. Sin tener que tener acceso a otras que no le incumben.
Pero no solo es una herramienta para el almacenamiento también para el trabajo colaborativo. Todos los miembros de una empresa pueden trabajar de manera simultánea y en línea. Y los documentos se van actualizando en el momento.
Todas las herramientas de M365 a tu servicio con SharePoint
SharePoint trabaja con cada una de las aplicaciones de M365, de manera que tienes toda la ofimática integrada en un mismo sistema. La primera versión de SharePoint se lanzó en 2001 con el nombre de Windows SharePoint Services. Con esta herramienta los usuarios ya se podían conectar a un servidor externo accesible para cualquier usuario. Más tarde, la herramienta evolucionó a SharePoint Server, muy parecida a la primera versión, pero con algunas características y funcionalidades adicionales. La más destacada, poder decidir qué usuario accede a qué.
Este primer acercamiento al uso de servidores no locales hizo que desembocara en la apuesta de Microsoft por Azure, el almacenamiento en la nube. Con esta apuesta Microsoft se decantó por el uso de la nube y ofrece a los usuarios un pago por uso de servidores que cuentan con las máximas garantías de seguridad. Sistemas contra ciberamenazas, destrucción de documentos y vigilancia 24/7 son algunas de las ventajas que ofrece Azure.
Estudios de eficiencia
Todo esto desde un punto de vista esencialmente tecnológico. Pero, ¿qué ventajas reales ofrece el uso de SharePoint online a las empresas? Sin duda, acortar los procesos de producción con un sistema mucho más directo que evita, por ejemplo, el intercambio de largos hilos de correo ayuda a los equipos a ser más eficientes.
También tener acceso a toda la documentación que necesitan, sin tener que acudir a superiores o a otros compañeros y poder liberar a los equipos electrónicos de tanto peso documental hace que durante el día a día se gane en eficiencia.
Además, el poder hacer uso del teletrabajo cada vez que las circunstancias lo permitan provoca un mayor bienestar en el equipo, que si lo desea puede compaginar su vida privada con la laboral sin que ninguna de las dos se vea resentida.
En resumen
SharePoint es una herramienta de fácil manejo e implantación que hará que tu empresa se sume a la tan buscada transformación digital y provocará un cambio en la manera de estructurarse y producir.