Gestión documental con SharePoint
Los documentos electrónicos o impresos son una parte crucial de casi todas las organizaciones. Puede resultar complicado gestionar el conocimiento empresarial, que a menudo proviene de múltiples fuentes. La gran cantidad de información que las organizaciones generan y manejan a diario requiere un enfoque inteligente y automatizado para optimizar los procesos, reducir errores y maximizar la productividad. En este contexto, Microsoft SharePoint ha emergido como una herramienta líder en la automatización de la gestión documental, brindando una serie de ventajas que impulsan la eficiencia y la colaboración dentro de las empresas.
Gestión documental con SharePoint – Automatización de flujos de trabajo
Una de las características más potentes de SharePoint es su capacidad para automatizar flujos de trabajo. Esto implica la creación de secuencias predefinidas de acciones que se ejecutan automáticamente en función de ciertos desencadenantes. En el contexto de la gestión documental, esto significa que los procesos repetitivos, como aprobaciones, revisión y notificaciones, pueden ser automatizados. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también disminuye la probabilidad de errores humanos.
Aparte, con SharePoint podemos crear bibliotecas de documentos centralizadas permitiendo el almacenamiento y organización de los archivos. Gracias a esta función tenemos acceso simplificado a los documentos, eliminando la necesidad de buscar en múltiples ubicaciones. Los empleados pueden acceder a los archivos relevantes en cualquier momento y desde cualquier lugar facilitando trabajo remoto y la movilidad.
Colaboración eficiente y seguridad mejorada
La automatización en SharePoint puede incluir políticas de retención y eliminación de documentos garantizando que la información se maneje según las regulaciones y políticas internas de la empresa. Además, ofrece opciones para controlar quién tiene acceso a qué documentos cumpliendo con la seguridad de la información sensible y reduciendo los riesgos de fuga de datos.
El control de los accesos también fomenta la colaboración eficiente al permitir la edición simultánea de documentos y la comunicación en tiempo real. Los equipos pueden trabajar juntos en un mismo documento, realizar cambios y hacer comentarios en tiempo real.
Ahorro de tiempo y recursos
La optimización del tiempo y los recursos es una preocupación constante en el mundo empresarial moderno. Según la encuesta hecha por McKinsey, se estima que las personas podrían perder entre 1 y 2 horas por día buscando documentos, correos electrónicos y archivos en sus dispositivos y sistemas de almacenamiento.
En este contexto, Microsoft SharePoint emerge como una solución integral. La automatización en la gestión documental con SharePoint conlleva un ahorro significativo de ambas. Los empleados no tienen que invertir tiempo en tareas manuales tediosas, como copiar, pegar o enviar correos electrónicos para notificar sobre cambios. Así liberamos recursos para actividades más estratégicas y creativas impulsado la innovación y sobre todo el crecimiento empresarial.
En resumen
La automatización de la gestión documental con SharePoint ofrece innumerables beneficios que transforman la forma en que las empresas gestionan, almacenan y colaboran en sus documentos. Desde la centralización del acceso hasta la mejora de la seguridad, pasando por la eficiencia en la colaboración y la toma de decisiones basada en datos, SharePoint se erige como una herramienta imprescindible en la búsqueda de la excelencia empresarial en la era digital.
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