Razones de usar SharePoint como gestor documental
Hoy en día, es ya una realidad que las personas puedan trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento: en el tren de camino al trabajo, en cualquier oficina, por la noche e incluso los fines de semana, si fuese necesario. Además, debido a la pandemia vivida por el Coronavirus en el año 2020 ha supuesto un gran aumento del trabajo remoto. Y es que cada vez son más las personas que trabajan desde casa. Por todo ello, las organizaciones han tenido que reinventarse no solo a sí mismas, sino también a su entorno de trabajo para que el personal tuviese las tecnologías digitales necesarias y pudiesen seguir siendo productivos y colaborativos en sus trabajos.
Pues bien, gracias a la herramienta de SharePoint ha llegado la solución ideal para administrar y gestionar documentación común en una organización.
Razones de usar SharePoint como gestor documental: Seguridad y protección
A diferencia de las clásicas formas de administrar documentos, ya sea en formato papel o digital, la documentación que maneja un sistema de gestión como SharePoint te garantiza al 100% la seguridad y la protección de la documentación.
Ahora, el acceso a información sensible se puede controlar en función de los permisos otorgados a cada empleado y a cada carpeta respectivamente, es decir, en función del permiso que te haya sido asignado como empleado, podrás acceder a determinadas cajas de información. Añadir que, también es posible realizar ciertos ajustes para mantener un registro de quién accedió a qué caja o carpeta de documentación, quién pudo editar cualquier documento o carpeta y cuándo se visualizó, entre otros.
Sin duda alguna, es una alternativa más que segura, ya que, los peligros que pueden afectar a un documento físico en este caso no serían aplicables gracias a la posibilidad de poder realizar una copia de seguridad de cualquier información almacenada en la nube. En el peor de los casos, si un archivo se perdiese en algún momento, gracias a dicha copia de seguridad se podría restaurar fácilmente. Esto puede suponer un gran ahorro. Además de todo lo mencionado, también se puede recuperar versiones anteriores de cambios realizados en documentos concretos, pudiendo restaurar la versión que se necesite.
Esto se traduce en una seguridad más que garantizada a cualquier tipo de nivel. Sin duda alguna, se trata de la mejor opción para disponer, desde cualquier lugar y en cualquier momento, de la información necesaria para cualquier tipo de empresa.
Colaboración sobre todo
En definitiva, SharePoint es un sistema de gestión de documentos que ofrece múltiples posibilidades y características. Por un lado, permite almacenar cualquier tipo de documento o archivo, con una rápida y fácil recuperación en una estructura más que intuitiva. Y, por otro lado, posibilita trabajar en coautoría, auditar en tiempo real tal colaboración y tener acceso a diferentes versiones de un mismo documento.
SharePoint Online cuenta con una interfaz muy fácil de usar. También se puede decir que es muy moldeable, ya que se puede adaptar a las necesidades de cualquier tipo de negocio, es decir, desde empresas que cuenta con menos de 50 trabajadores hasta aquellas que tienen más de 50.000 empleados.
SharePoint Online permite al personal de una organización compartir y, tal y como se ha mencionado anteriormente, trabajar de forma conjunta en documentos, en la creación de páginas, listas, gráficos, encuestas, formularios, … Formando así auténticas bibliotecas de documentación dentro de un entorno altamente seguro.
En resumen
Con toda la información que se acaba de proporcionar, se hace evidente que SharePoint es el mejor y más seguro gestor documental disponible hasta el momento.
Por lo que te animo a que, si tienes alguna pregunta sobre cómo funciona SharePoint, o bien, deseas obtener más información sobre el tema, no dudes en contactarnos. ¡Estaremos encantados de ayudarte!