Microsoft Aprobaciones en el trabajo diario
La eficiencia en el trabajo depende de múltiples factores que muchos de nosotros intentamos mejorar cada día. No importa si trabajamos en un equipo muy numeroso o en una empresa de varias personas.
Cada vez son más las tareas, aplicaciones, formularios, chats…esto hace que el trabajo parezca estar más desorganizado. Además, dentro de una empresa, hay muchas tareas que a menudo requieren de una aprobación: una solicitud de vacaciones de un empleado, un nuevo presupuesto, una orden de trabajo o cualquier otra cosa. Este proceso es común en casi todas las áreas y puede ser difícil de rastrear y administrar cuando hay tantos sistemas diferentes y personas involucradas.
Una herramienta ideal que estructurará todo tipo de solicitudes es la aplicación Aprobaciones de Microsoft 365. ¿Qué es? ¿Por qué vale la pena recomendarla? y lo más importante, ¿para qué sirve Microsoft Aprobaciones?
Microsoft Aprobaciones, ¿qué es?
Microsoft al escuchar las voces de los usuarios, intenta introducir actualizaciones y funcionalidades adicionales que mejoren nuestro trabajo diario y también nuestra vida privada. Aprobaciones es una de las incorporaciones que facilitan mucho el flujo de información entre los equipos.
Estas aprobaciones o peticiones que nos hacen los compañeros o que hacemos a cargos superiores se basan en Power Platform, que permite reunir todos los flujos de aprobaciones de la empresa en un solo lugar, con un flujo de trabajo simple y con las ventajas de Power Automate.
Es decir, se trata de una herramienta de Microsoft 365 creada para todos los empleados, desde los empleados de primera línea hasta los altos directivos. La aplicación permite crear una solicitud de aprobación, aprobarla o rechazarla, así como realizar un seguimiento y administrar las aprobaciones. Todo esto usando una aplicación sencilla que también está presente en el centro de comando, el famoso Microsoft Teams.
Cómo utilizar Microsof Aprobaciones
Microsoft Teams permite un flujo rápido de aprobación gracias a la aplicación ya incorporada en el panel. Después de iniciar la solicitud, simplemente completa el nombre de la misma, especificando quién necesita la aprobación. Si lo deseas, puedes agregar información adicional o archivos adjuntos que permitirán al gerente familiarizarse completamente con la solicitud realizada.
Los aprobadores reciben notificaciones vía correo electrónico con toda la información preexistente. Son ellos quienes toman la decisión de rechazar o aceptar la solicitud. Además, Aprobaciones te permite rastrear y administrar todas las aprobaciones en un solo lugar. Cada solicitud se muestra con detalles claves como quién es el solicitante, el aprobador, el estado en el que está, etc.
Ejemplos reales de cómo utilizar Microsoft Aprobaciones
El uso de Microsoft Aprobaciones para organizaciones es infinito y la funcionalidad lo hace muy fácil de usar, con la capacidad de usarlo para casi cualquier escenario. A continuación, se muestran algunos ejemplos cotidianos de para qué se puede utilizar Aprobaciones:
- Aprobación de solicitudes de vacaciones.
- Administrar o asignar tareas.
- Peticiones de compra.
- Aprobaciones de presupuesto.
- De órdenes de trabajo.
- Aprobaciones de cotización.
- Aprobaciones de asistencia a eventos y más.
En resumen
Microsoft Aprobaciones ofrece muchas posibilidades para facilitar el trabajo en el día a día. Para utilizar todas las herramientas que ofrece Microsoft 365, es necesario su correcta implementación y el conocimiento de uso de las mismas. Nuestros especialistas pueden ayudarte en ambos aspectos: realizando una implementación profesional y una capacitación integral. Si te interesa, contacta con nosotros.