Mejores prácticas para reuniones exitosas en Microsoft Teams 

A medida que se solidifica la tendencia general hacia el trabajo híbrido y remoto, se vuelve cada vez más importante tener reuniones exitosas y efectivas. Diariamente se realizan muchas llamadas, reuniones y seminarios web a través de Microsoft Teams, que es utilizado por más de 270 millones de personas cada mes.  

Una nueva publicación de Tech Community de Microsoft “Virtual Event Playbook” enumera algunas pautas y mejores prácticas para ayudar a las personas a aprovechar al máximo sus reuniones. 

Reuniones exitosas en Microsoft Teams – división en roles

Cada persona dentro de un equipo de producción de eventos tiene un papel particular que debe desempeñar para la obtención y realización de un evento exitoso. Algunos eventos que son de producción propia requieren desempeñar múltiples roles dentro de una organización. Antes de comenzar la reunión, piensa en los distintos roles que puedes asignar para evitar disturbios durante el transcurso de la llamada: 

• organizadores,
• productores,
• profesionales de TI,
• presentadores,
• asistentes,
• moderadores.

A continuación se muestran algunas capacidades específicas de cada rol.

Es muy recomendable considerar el rol y la tarea que se otorga a los compañeros o asistentes. De esta forma se eliminará el inicio incómodo de las llamadas donde los participantes preguntan si los demás les pueden escuchar. También facilita el cumplimiento de un cronograma, ya que los roles se definen previamente. 

Reuniones más interactivas

Para alentar a los participantes de la reunión a interactuar y expresarse con un enfoque individual, se pueden utilizar encuestas para recopilar información sobre los asistentes antes y durante las reuniones. 

También es bueno interactuar con los asistentes a través del chat y/o mediante preguntas y respuestas. Después se pueden marcar las mejores respuestas, filtrarlas, moderar y descartar preguntas y fijar publicaciones como un mensaje de bienvenida. Actualmente, esto no es posible con los asistentes anónimos, pero estará disponible a lo largo de este año. 

Durante las reuniones, los organizadores pueden usar diferentes vistas como la Vista dinámica, Modo juntos o Modo presentador. Además, pueden usar Spotlight para resaltar a uno o varios presentadores para destacarlos. Recuerda y anima a los asistentes a que levanten la mano antes de hablar. Con las manos levantadas y ordenadas, sabrás el orden de a quién llamar primero para que no se pierda ningún participante. 

Programación de reuniones y creación de seminarios web

Al crear invitaciones a reuniones para seminarios web o reuniones grandes, Microsoft recomienda definir a los presentadores por adelantado para que los micrófonos y las cámaras de los asistentes se deshabiliten al unirse. Gracias a esta metodología de reunión estructurada, evitamos interrupciones durante el evento y al mismo tiempo permitimos la participación de los asistentes a discreción de los presentadores durante los períodos interactivos. Al comienzo del evento, los presentadores o moderadores deben establecer expectativas sobre períodos interactivos que promuevan la función de levantar la mano para seguir y mantener un orden entre los asistentes. 

Si tomamos como ejemplo una reunión presencial estructurada en un ayuntamiento, no todos los participantes hablan a la vez, y especialmente no unos por encima de los otro interrumpiéndose. Hay oradores definidos con tiempos dedicados para cada intervención por parte de la audiencia. Durante la parte interactiva de un evento a través de Teams, los asistentes hablarán de uno en uno con un orden definido que tiene un… micrófono. Esto se traduce casi textualmente en seminarios web y reuniones grandes donde los presentadores o moderadores «entregan» el micrófono a otras personas. 

En resumen

Para las organizaciones que buscan un espacio de trabajo colaborativo basado en la nube para sus usuarios distribuidos, Microsoft Teams se presenta como la solución líder. Su rica combinación de herramientas de comunicación, colaboración y automatización permiten reunir a grupos de trabajo incluso en las circunstancias más desafiantes.