Reuniones eficientes con Microsoft Teams

Muchos usuarios, a medida que se familiarizan con la herramienta Microsoft Teams, se preguntan cómo sacar el máximo rendimiento a sus funciones y, al organizar una reunión, cómo hacerlas más eficientes y seguras. 

En los últimos meses, todos hemos podido comprobar cuáles son las ventajas de las reuniones en línea y sus inconvenientes. Teams, conocido por ser la herramienta estrella de Microsoft 365, cuenta con 145 millones de usuarios activos diarios. Esto equivale a un intercambio de mensajes mucho mayor, además de una cantidad enorme de reuniones online. 

Las reuniones tradicionales han sido reemplazadas en gran medida por videollamadas, y el chat con webcam se ha convertido en un básico de nuestra vida cotidiana. Esto nos obliga a cumplir con ciertas reglas que nos ayudarán a incrementar nuestra eficiencia y, en particular, a  garantizar la seguridad de la información de la empresa y los empleados. Por eso te dejamos algunos consejos para sacar el máximo partido de las reuniones en Microsoft Teams. 

1. Conecta de forma segura

Teams tiene una serie de funciones de seguridad integradas que los administradores pueden configurar fácilmente para satisfacer las necesidades de su organización. Por esta razón podemos estar tranquilos a la hora de organizar reuniones en línea e intercambiar archivos durante el chat de vídeo. 

Para organizar una reunión online utilizando Microsoft Teams o Microsoft Outlook, solo hay que insertar el correo electrónico del usuario que elijamos, y la aplicación se encarga del resto de trabajo. 

2. Llega a tiempo

La puntualidad debe ser la norma para cualquier reunión o videollamada. Sin embargo, cuando participas en una videoconferencia, se vuelve especialmente importante.  

Cuando llegues tarde, harás ruido y distraerás a la persona que esté hablando en la reunión. Esto puede crear confusión y provocar interrupciones. Además, ser puntual te permitirá verificar que todo funciona de forma correcta antes de comenzar. 

3. Enciende la cámara cuando puedas

Aunque no todos se sienten cómodos encendiendo la cámara durante una reunión, puede aportarnos una experiencia más satisfactoria. Además, puede ayudarte a ti y a tus compañeros a sentirse más conectados en las reuniones. 

No podemos olvidar, que Teams nos permite a cambiar el fondo de la pantalla, con gran variedad de las opciones, no tienes que preocuparte si la habitación donde te conectas sale en el vídeo. 

4. Silencia tu micrófono cuando no hables

En las reuniones físicas es inevitable que haya ruido de fondo. En las reuniones en línea, los sonidos son irritantes cuando no sabemos de dónde provienen. Seguramente has participado en reuniones en las que de fondo se podía escuchar el golpe de un automóvil o el ladrido de un perro. Aunque estemos acostumbrados a distracciones similares, para la persona que realiza una videollamada puede ser una gran dificultad y afectar la calidad de la conversación. 

Si te unes a una gran reunión o seminario web, Teams lo silenciará automáticamente si ya hay muchos participantes en una reunión. Pero incluso si se trata de pequeñas reuniones, durante las presentaciones se recomienda estar en silencio. 

En resumen

Llevar a cabo una videoconferencia eficiente puede parecer un desafío, pero estos pequeños consejos reportarán enormes beneficios para ti y tu empresa a la hora de organizar o participar en una reunión.