”Estoy fuera de la oficina” Cómo organizar tu trabajo antes de irte de vacaciones
El período de vacaciones ha llegado a nuestros calendarios y muchos de nosotros estamos empezando (o ya hemos comenzado) a planificar las vacaciones. Por eso es esencial el trabajo previo que se haga al popular ”estoy fuera de la oficina”.
Los días y las semanas en el trabajo previos a las vacaciones pueden ser agitados porque la gente en la organización se está preparando para disfrutar de su tiempo libre. Tomarse un tiempo para poner las cosas en orden antes de irse de vacaciones ayudará a que las cosas funcionen sin problemas para el resto del equipo mientras estamos fuera, también nos facilitará la vuelta al trabajo cuando regresemos.
Para asegurarse de que todo esté en orden antes y durante nuestra ausencia a continuación presentamos nuestros consejos sobre cómo organizar el trabajo antes de irse de vacaciones con Microsoft 365.
Pide vacaciones a través de Aprobaciones
Si utilizas las herramientas de Microsoft 365, probablemente conozcas muy bien la aplicación Aprobaciones que tiene muchas funcionalidades, incluida la opción de solicitar días libres.
Es importante asegurarse de que el tiempo libre no afecte al resto del equipo o al cumplimiento de las responsabilidades. Un proceso de aprobación de vacaciones brinda a los managers la capacidad de revisar las solicitudes de vacaciones y determinar qué ajustes, si fuesen necesarios, se deben hacer.
Usa Planner para organizar tus tareas
No seremos innovadores diciendo que es necesario planificar las tareas antes de las vacaciones. La clave es crear una lista de tareas pendientes y priorizar en las qué debes concentrarte antes de irte. Esto ayudará a asegurar que todo está hecho antes de irte de vacaciones, de modo que tu tiempo libre estará libre de preocupaciones.
Además, las tareas programadas permitirán a tu equipo estar al día con tus tareas y con los plazos de ejecución.
Configura vacaciones en Outlook
Durante la ausencia, se debe tener en cuenta que el correo electrónico seguirá activo y puede estar lleno de mensajes importantes de clientes, socios, agentes, etc. al regreso. Por eso, recomendamos redactar un mensaje de estoy fuera de la oficina en Outlook para asegurarse de que nadie tendrá que esperar una respuesta al mensaje hasta tu regreso.
Asegúrate de que el mensaje de estoy fuera de la oficina incluye los siguientes elementos:
- Saludo
- Agradecimiento
- Explicación
- Fecha ausencia
- Disculpa
- Persona de contacto o forma de contacto
- Despedida
No olvides desconectar
A primera vista, parece ser un principio básico del que ni siquiera es necesario hablar, porque es muy obvio. Hoy en día, estamos acostumbrados a usar smartphones, tanto en el ámbito personal como profesional. Por ello resulta complejo desconectar por completo del trabajo y esto puede llegar a ser un desafío.
Nos damos cuenta de que algunos de nosotros (por puestos de trabajo o proyectos realizados) no podemos permitirnos desconectar por completo. Si no puedes desactivar las notificaciones o eliminar la aplicación de trabajo de tu teléfono por completo, establece una hora específica cada día para ver los correos electrónicos y mensajes de chat. De esta manera, lograrás mantener un equilibrio entre tu vida laboral y personal y podrás disfrutar de tu tiempo libre.
En resumen
El tiempo fuera de la oficina es una excelente manera de desconectar y relajarse. Es importante antes de irse de vacaciones realizar una serie de tareas que pueden garantizar que los días previos a tu partida sean ordenados, que puedas relajarte durante las vacaciones y que harán que regresar a la oficina sea un proceso más llevadero.